Albert Einstein dijo una vez: “Si me dieran una hora para salvar el planeta, dedicaría 55 minutos a definir el problema y cinco a resolverlo”.

El análisis de problemas es de gran importancia, porque un problema bien planteado es un problema medio resuelto, mientras que los problemas planteados incorrectamente persisten. Es por eso que primero debemos encontrar la causa raíz del problema y una definición precisa del problema.

Hay muchas técnicas diferentes de definición de problemas, las dos técnicas principales son

• Análisis Is-Is Not
• Análisis 5Wys

La herramienta Is-Is Not, una herramienta de resolución de problemas que explica el proceso racional para encontrar la posible causa raíz del problema.

El análisis de Es – No es funciona haciéndole pensar deliberadamente sobre el problema y, en particular, los límites de lo que es o no es. Por lo tanto, ayuda a crear un enfoque en la atención y, en consecuencia, es más probable que conduzca a que se resuelva el problema correcto; un límite poco claro puede conducir a desviarse del camino y resolver problemas sin importancia.
El principio del análisis “Es – No es” es dividir un cartón (o cualquier soporte) en dos columnas, una para “es” y la otra para “no es”. Considere todos los datos y hechos y trate de comprender qué influye en el problema y qué no.

Este análisis debe realizarse antes de comenzar con el análisis de causa raíz más complicado, como la técnica 5Why, que fue desarrollada originalmente por Sakichi Toyoda y utilizada dentro de Toyota Motor Corporation durante la evolución de sus metodologías de fabricación.

Hacer una serie de 5 preguntas por qué es una técnica sencilla que le ayuda a llegar a la raíz del problema. Es un método perfecto para aclarar el problema y comprender los problemas subyacentes. Porque a veces un problema puede esconder otro, y resulta que el problema real está detrás del desafío que ves en primer lugar. También es posible que surjan problemas similares por diferentes razones. La primera pregunta que debe hacerse es “¿Por qué es esto un problema?” o “¿Por qué deseo lograr este objetivo?”. Una vez que haya respondido, preguntará cuatro veces más “¿Por qué si no?”.

Jeffrey Baumgartner da en Los conceptos básicos de la resolución creativa de problemas el siguiente ejemplo: Por ejemplo, es posible que sienta que quiere superar su timidez. Entonces, te preguntas por qué y respondes: “porque estoy solo”. Luego pregúntese “¿Por qué más?” cuatro veces. Tú respondes: “Porque no conozco mucha gente en esta nueva ciudad donde vivo”, “Porque me cuesta encontrar gente”, “Porque estoy haciendo muchas actividades sola” y “Porque me gustaría hacer actividades con otras personas que comparten mis intereses”. Este último “por qué más” es claramente más importante que reducir la timidez. De hecho, si hubiera concentrado su energía creativa en resolver su problema de timidez, en realidad no habría resuelto el problema real. Por otro lado, si concentrara su energía creativa en encontrar personas con quienes compartir actividades, sería más feliz sin tener que abordar el problema de la timidez.

Al utilizar la técnica de los 5 por qué, es importante distinguir las causas de los síntomas. Debe buscar la causa paso a paso sin sacar conclusiones precipitadas. Una regla importante también es no dejar nunca “error humano”, “falta de atención del trabajador”, “culpar a John”, etc. como la causa raíz.

Encontrarás otro ejemplo en este breve video: