Módulo 4
Unidad 2: Habilidades para una comunicación de alto impacto
Sub-unidad 4: Tecnicas de respuesta en vivo
Preparar y exponer un discurso o una presentación es todo un reto. Son muchas las cuestiones que abordar para obtener el mejor de los resultados. Pero, como ya sabrás, el verdadero éxito nace de la capacidad de la comunicadora para, en vivo y en directo, dar la mejor respuesta a quien plantee dudas, sugerencias u oposición.
MOTIVACIÓN DEL OYENTE
El ponente ha de conseguir que el oyente se sienta el protagonista dela escena. De forma más o menos implícita, el oyente ha de participar. Las motivaciones del oyente son los enlaces que favorecen la participación.
¿Qué motivaciones puede tener un oyente?
- Aprender/formarse. Busca adquirir o desarrollar conocimientos.
- Distraerse. Busca deleitarse o entretenerse con el discurso.
- Solventar una duda. Busca solucionar o zanjar alguna duda sobre algún aspecto concreto.
- Cubrir una necesidad. Busca encontrar una solución a un problema más o menos relevante.
En función de cada motivación se estructura por ejemplo, el lenguaje de un discurso y se utilizarán más o menos tecnicismos o se pondrán unos u otros ejemplos.En cualquier caso, no hay que olvidar que el oyente es una persona que busca adquirir conocimientos preferiblemente, de forma amena, curiosa y práctica. Por tanto, siempre es recomendable la incorporación de narración de historias o casos reales, experiencias curiosas, últimos descubrimientos y información novedosa y actualizada.
RETROALIMENTACIÓN
En el marco de la comunicación el término Feedback hace referencia a la información de retorno enviada a alguien acerca de lo que ha dicho o hecho. El feedback es, por tanto, una información relativa a la forma de hacer las cosas o al comportamiento del otro.
En un discurso o presentación el ponente da y recibe feedback de muchas maneras diferentes. A través de las palabras, los gestos, las posturas o los silencios podemos dar y recibir feedback.
En primer lugar, antes de hacer cualquier feedback, hay que plantearse:
- ¿Qué quiero que la otra persona entienda?
- ¿Cómo sabré que lo ha entendido?
- ¿Qué estado emocional deseo producir con mi feedback?
Un buen feedback debe ser generoso, genuino y específico; SIEMPRE CENTRADO EN HECHOS Y NO EN INTERPRETACIONES
En este vídeo concretarás aún más qué es y que no es feedback. https://www.youtube.com/watch?v=o5m2xwVMMYI What is and what is not feedback
Estas son algunas ideas que te pueden ayudar a dar mejor el feedback:
- Utilizar el refuerzo positivo empleando palabras y frases cortas que denoten atención. Ejemplos; “Comprendo, entiendo lo que me dice, desde luego que…”. Por supuesto, es fundamental mostrar interés en la intervención de la persona.
- Reformular el mensaje o pregunta del emisor utilizando nuestras propias palabras. Con esta técnica nos aseguramos de que el resto de al audiencia escucha la pregunta, confirma si hemos comprendido correctamente el mensaje y lo clarifica y nos da tiempo para pensar y dar la respuesta adecuada. Además, nos ayuda a suavizar o neutralizar la carga negativa de algunas palabras.
- Ampliar la información solicitando al emisor que amplíe o clarifique su mensaje. Buscamos obtener más detalles acerca de alguna parte específica de sus discurso.
- Mantener el silencio. La técnica del silencio consiste en mantenernos callados cuando se supone que nos correspondería hablar tras la intervención de nuestro interlocutor. Es un silencio que provocamos conscientemente con la finalidad que el emisor siga narrando sus experienciasIndependientemente de la fórmula utilizada para dar feedback siempre hay que escuchar con atención y sin interrumpir. Si lo necesitamos podemos escribir alguna nota, tomar unos segundos para pensar y responder sin precipitación, con decisión y claridad.
https://www.youtube.com/watch?v=ff6HTj4FYQs How to give an effective feedback? En este video contrarás más ideas básicas sobre cómo dar un feedback correcto.
ASERTIVIDAD
La asertividad es la habilidad de expresar nuestros deseos y derechos de una manera amable, franca, abierta, directa y adecuada, logrando decir lo que queremos sin atentar contra los demás.
Podemos decir que el estilo asertivo es un punto medio y equilibrado entre el estilo pasivo y el agresivo.
El estilo comunicativo asertivo implica:
- Firmeza a la hora de expresarnos ( sin ser pasivos ni agresivos).
- Claridad en el mensaje ( los rodeos no ayudan).
- Evitar ataques personales y reproches (generan más distancia con el interlocutor).
- Comunicarnos desde la empatía; poniéndonos en el lugar del otro y haciendo que el otro se ponga en nuestro lugar.
En este enlace aprenderás a ser más asertivo. https://www.youtube.com/watch?v=930gSO6DFA4 How to Be Assertive
Existen varias técnicas asertivas que te pueden ayudar a dar respuestas rápidas y eficaces. Algunas de ellas son:
Sandwich: Visualiza un sándwich. Tiene una primera capa blanda de pan. En esta técnica corresponde a una frase amable que empatice con la otra persona (“Comprendo lo que me dice…”, “Me parece muy interesante su opinión”, etc.). En la segunda capa del sándwich se encuentra el ingrediente o combinación principal. En la técnica asertiva corresponde a la parte en la que manifestamos nuestro desacuerdo, inconformidad, etc. Así, de forma respetuosa pero firme argumentamos nuestra opinión ( “Los datos recogidos en las últimas encuestas respaldan la tesis que le estoy comentado…, La última parte del sandwich vuelve a ser una capa de pan blandito. En la técnica del sándwich corresponde al cierre del comentario asertivo procurando generar buen clima, apertura y empatía (“ Al final, estos temas nos interesan tanto que se nos van de las manos…”, “ De cualquier forma, agradezco mucho tu intervención porque de todo se aprende…”).
Otra técnica asertiva de utilidad puede ser la pregunta asertiva. Se trata de preguntar a la persona que hace un reproche o crítica ¿Cómo se le ocurre que podría exponerlo mejor? o preguntas similares. Escuchar las respuestas y si se considera oportuno, implementar la alternativa sugerida.
TIPOS DE OYENTES
Dentro del público al que le vamos a hacer una presentación existen personas muy diferentes entre sí.. Para poder desarrollar mejor nuestro discurso y poder anticiparnos a preguntas o situaciones más o menos cómodas hemos de tener en cuenta estas siete tipologías de oyentes.
- Oyente” Inquieto”: Personas que buscan y necesitan hacer algo constantemente. El hecho de estar sentados y escuchar la intervención en ocasiones les puede generar inquietud. Son denominadas personas “multitarea” y para hacer que conecten y se enganchen a la presentación es aconsejable llamar su atención a través de frases o preguntas cortas que requieran una respuesta o reflexión que requieran respuestas rápidas e inmediatas. Por ejemplo “¿Compro o no compro este producto?”
- Oyente “Desenchufado”. Prefieren averiguar lo que se va a decir antes que escuchar. Se concentran más en su opinión o percepción que en la del ponente. Para llamar su atención también hay que lanzar preguntas rápidas y buscar interacción con ellos. Además, si realizamos una presentación ágil les resultará más atractiva.
- Oyente “Interruptor”. Parece que no escuchan. Tienden a interrumpir. Cuando lo hace, es mejor dejarle hablar sin interrumpirle y posteriormente continuar hablando partiendo de alguna expresión como “Tal y como les decía…”. De esta manera haremos mención a la interrupción de forma sutil.
- Oyente “Apático”. Da la impresión de que están desmotivados y aburridos con el discurso. Con esta tipología de oyente es recomendable “inyectar” energía involucrándolo y dándole un cierto protagonismo.
- Oyente “Combativo”. Con este tipo de oyente es muy muy probable que haya un desacuerdo. Están preparados para discrepar, culpar o remarcar errores. En este caso, la mejor opción es responder de forma asertiva, es decir, manifestar nuestro parecer de forma firme y sin ofender.
- Oyente “Analista”. Todo cuento digamos será objeto de análisis. Se consideran buenos oyentes y con gran capacidad de dar soluciones por lo que en más de una occasion tenderán a aconsejar al ponente o resto de la audiencia.
- +Oyentes “Comprometidos”. Son empáticos y con gran capacidad de escucha. Buscan aprovechar al máximo el discurso. Su implicación ayuda motiva al ponente a seguir compartiendo ideas y genera un buen ambiente.
CÓMO VENCER LA PUBLICO
El reto está en que la audiencia no se vaya en el mismo estado en que entró. Nuestra intervención ha de generar un cambio. Por pequeño que sea, debe de producirse algo; un cambio de opinión, un cambio en el estado emocional, un cuestionamiento, un nuevo propósito o intención. Una buena oradora genera cambios a través de su intervención.
En cuanto a la presentación, es necesario evitar fallos a en la preparación ( excesiva improvisación o escasa preparación), fallos en la explicación (excesiva simplicidad o complejidad, sobreactuación o falta de claridad), fallos en la argumentación (demagogia, exageración o abuso de recursos oratorios), fallos en la pronunciación,fallos en el uso del lenguaje, Fallos en la amenidad ( monotonía, repetición, abuso o falta de humor, falta de empatía o incapacidad de generar buen ambiente) y fallos personales por egocentrimo o actitud agresiva.
Además de evitar estos fallos, también es importante “ganarnos” al público a través de ejemplo, anécdotas y experiencias personales tan oportunas como amenas. La audiencia agradece la implicación que se puede percibir cuando una persona habla de sí misma y se desnuda ante los demás. Siempre es un punto a favor.Por otro lado, existen una serie de frases o palabras poderosas que han empoderado a muchos oradores. Discursos insustanciales, aburridos o mal estructurados se han salvado o han vencido gracias a las palabras o expresiones “con gancho”.
“I have a dream” o “Puedo prometer y prometo “son ejemplos de ello. Con un poco de creatividad todo discurso merece vender al público. Para ello no basta con preparar y exponer un contenido adecuado; hay que llegar al otro. Por ultimo has de recordar que solo vences si crees en lo que dices. Por ello, cada palabra de tu discurso has de hacerla tuya.
AUTOCONFIANZA
Como en cualquier otro ámbito, una persona será mejor comunicadora formándose, aprendiendo y practicando. Todo lo que hacemos cada día en algún momento tuvo su primera vez y también pudimos sentir falta de confianza. ¿Cómo se supera? Conociéndonos, aceptándonos, aprendiendo y practicando. Esa es la fórmula.
La autoconfinaza se proyecta; es indispensable generar credibilidad.
Todo el mundo tenemos algo que decir; todos tenemos algo que enseñar y todos merecemos ser escuchados. Desde este punto de vista, no tienes excusa para pensar que no lo puedes hacer.
A partir de ahí es importante hacer una serie de puntualizaciones o concreción:
- Creer en lo que se dice es fundamental para reforzar la idea de que se aporta valor y conocimiento.
“Creer es la raíz y la fibra del entusiasmo, es el camino seguro del éxito, el cimiento que debe conformar la vida de los hombres para que pueda pasar de ser gris y aburrida a una emocionante aventura para lograr sus metas.” - Relajarse antes de la intervención posibilita el autocontrol y la sensación de autoeficacia.
- Enfocarse en el objetivo ayuda a concentrar la energía en lo verdaderamente importante. Aunar todas las habilidades y conocimientos disponibles en favor del objetivo permite adquirir autoconfianza.
- Aprovechar el feedback positivo para construir una autopercepción positiva refuerza la autoconfianza. Las personas confían más en sí mismas si perciben confianza del entorno.
- Todo es cuestión de percepción. Saber seleccionar la percepción más útil y constructiva tanto de nosotros mismos como del reto a superar genera confianza en la propia capacidad.
https://www.youtube.com/watch?v=lhr9G8noUsE En este vídeo encontrarás algunos consejos para coger más confianza en ti misma en el momento de hablar en público.
POR QUÉ EL POWER POINT ES ABURRIDO
Es posible que resulte increíble pero un investigador australiano llamado John Sweller (Universidad de New South Wales) expuso la Teoría de la Carga Cognitiva. Esta teoría afirma que el cerebro no puede absorber información si se transmite de forma simultánea de dos maneras. Así, el Power Point reta al cerebro de las personas lanzando información de forma oral y escrita a un mismo tiempo. Tanta es la saturación del cerebro que, según este investigador, el Power Point provoca sueño.
Otros investigadores como Edward Tufte llegan a confirmar que este tipo de presentación debilita el razonamiento verbal y espacial.
Más allá de estas investigaciones cabe reflexionar sobre si el Power Point es o no es aburrido. Quizás no lo es porque por su propia naturaleza no puede serlo. Simplemente es una herramienta complementaria o un recurso secundario para una presentación o discurso.
¿Cómo se ha utilizado el Power Point?, ¿Se ha abusado de él?. Es posible.
Muchos ponentes se han “escondido” tras diversas diapositivas buscando apoyo, seguridad o confianza. La cuestión es que un conjunto de diapositivas no tienen la capacidad de generar credibilidad ni pueden suplantar en ningún caso la figura de un buen ponente. https://www.youtube.com/watch?v=wGBjzLWIzdk En este vídeo encontarás cuatro razones científicas que confirman que el Power Point es aburrido.
Así, es necesario volver a la esencia de una buena comunicación; aquella que gira en torno a las personas y sus habilidades comunicativas. El discurso se puede y debe ayudar de todo recurso externo que favorezca su visualización pero nunca ha de cumplir el papel protagonista en una intervención.
No es necesario ofrecer una larga lista de diapositivas cargadas de contenido para cumplir las expectativas de la audiencia. Esa función ya la cumplen los libros y las fuentes bibliográficas.
El reto comunicativo se sustenta en la capacidad de concretar las ideas esenciales de forma amena y conectiva para, finalmente, dar solución útil a la audiencia.
Utilizar o no el Power Point es una elección. Cabe la posibilidad de reducir el número de diapositivas expuesta o sustituirlas por otro material visual.
Elige ser una ponente divertida y evita lo que le sucede a esta persona https://www.youtube.com/watch?v=69JZD60eR6s