Albert Einstein spunea odată, „Dacă mi-ar fi dată o oră ca să salvez planeta, aș petrece 55 de minute definind problema și cinci minute pentru a o rezolva.”

Analiza problemelor are o importanță majoră, deoarece o problemă bine formulată este o problemă pe jumătate rezolvată, în timp ce problemele formulate greșit, persistă. Acesta este motivul pentru care trebuie să găsim mai întâi cauza principală a problemei și o definire exactă a problemei.

Există o mulțime de tehnici diferite de definire a problemelor, dar cele două tehnici principale sunt

• Analiza este – nu este
• Analiza 5Wy

Instrumentul este – nu este, un instrument de rezolvare a problemelor care explică procesul rațional pentru găsirea posibilului motiv-rădăcină al problemei.

Analiza este – nu este funcționează făcându-vă să vă gândiți în mod deliberat la problemă și, în special, la limitele a ceea ce este sau nu. Astfel, ajută la crearea concentrării în atenție și, în consecință, este mai probabil să ducă la rezolvarea problemei corecte, deoarece o graniță neclară poate duce la rătăcirea pe drum și la rezolvarea problemelor neimportante.

Principiul analizei „este – nu este” este să împărțiți o foaie de hârtie (sau orice suport) în două coloane, una pentru „este” și cealaltă pentru „nu este”. Luați în considerare toate datele și faptele și încercați să înțelegeți ce influențează problema și ce nu.

Această analiză trebuie efectuată înainte de a începe cu o analiză mai complicată a cauzelor de rădăcină, cum ar fi tehnica 5Why, care a fost inițial dezvoltată de Sakichi Toyoda și utilizată în cadrul Toyota Motor Corporation în timpul evoluției metodologiilor sale de fabricație.

Întrebarea unei serii de 5 întrebări De ce este o tehnică simplă care vă ajută să ajungeți la rădăcina problemei. Este o metodă perfectă pentru a clarifica problema și a înțelege problemele de bază. Pentru că uneori o problemă poate ascunde alta, și se dovedește că adevărata problemă se află în spatele provocării pe care o vedeți în primul rând. De asemenea, este posibil să apară probleme similare din diferite motive. Prima întrebare pe care trebuie să o puneți este „De ce este o problemă?” sau „De ce doresc să ating acest obiectiv?”. După ce ați răspuns, mai întrebați de patru ori „De ce altceva?”.

Jeffrey Baumgartner oferă în Bazele rezolvării creative a problemelor următoarea situație: De exemplu, s-ar putea să simțiți că vreți să vă depășiți timiditatea. Deci, vă întrebați de ce și răspundeți: „pentru că sunt singur”. Apoi, întrebați-vă „De ce altceva?” de patru ori. Răspundeți: „Pentru că nu cunosc mulți oameni în acest nou oraș în care locuiesc”, „Pentru că îmi este greu să întâlnesc oameni”, „Pentru că fac multe activități singur” și „Pentru că mi-aș dori să fac activități cu alte persoane care împărtășesc interesele mele ”. Acest ultim „de ce altceva” pare mai clar să fie problema decât reducerea timidității. Într-adevăr, dacă ți-ai fi concentrat energia creativă pe rezolvarea problemei tale de timiditate, nu ai fi rezolvat de fapt problema reală. Pe de altă parte, dacă îți concentrezi energia creativă pe găsirea de oameni cu care să împarți activități, ai fi mai fericit fără să fii nevoit să abordezi problema timidității.

Când folosiți tehnica 5 Why, este important să distingeți cauzele de simptome. Ar trebui să căutați cauza pas cu pas, fără să săriți la concluzii. O regulă importantă este, de asemenea, să nu lăsați niciodată „eroarea umană”, „neatenția muncitorului”, „vina lui Ioan” etc. ca fiind cauza de bază.

Veți găsi un alt exemplu în acest scurt videoclip: