Η προετοιμασία μιας ομιλίας ή παρουσίασης είναι μια πρόκληση. Υπάρχουν πολλές ερωτήσεις που πρέπει να απαντήσετε για να έχετε τα καλύτερα αποτελέσματα. Αλλά, όπως ίσως γνωρίζετε ήδη, η πραγματική επιτυχία πηγάζει από την ικανότητα του ατόμου που επικοινωνεί να το ζει και να το κατευθύνει, να δίνει την καλύτερη απάντηση σε όποιον υποβάλλει ερωτήσεις, προτάσεις ή κάνει αντιπολίτευση.

A) ΚΙΝΗΤΡΑ ΓΙΑ ΤΟΝ ΑΚΡΟΑΤΗ

Ο ομιλητής πρέπει να κάνει τον ακροατή να νιώσει σαν τον πρωταγωνιστή της σκηνής. Σχεδόν σιωπηρά, ο ακροατής πρέπει να συμμετάσχει. Τα κίνητρα του ακροατή είναι οι σύνδεσμοι που ενθαρρύνουν τη συμμετοχή.

Τι κίνητρα μπορεί να έχει ένας ακροατής;

• Μάθηση/ εκπαίδευση: επιδιώκει να αποκτήσει ή να αναπτύξει γνώση.
• Απόσπαση: επιδιώκει να χαρεί ή να διασκεδάσει με την ομιλία.
• Επίλυση αμφιβολίας: επιδιώκει να λύσει οποιαδήποτε αμφιβολία σχετικά με μια συγκεκριμένη πτυχή.
• Κάλυψη μια ανάγκης: επιδιώκει να βρει μια λύση σε ένα περισσότερο ή λιγότερο σχετικό πρόβλημα.

Η γλώσσα μιας ομιλίας μπορεί είναι δομημένη ανάλογα με καθένα απο τα παραπάνω κίνητρα. Θα χρησιμοποιηθούν ανάλογες τεχνικές ή θα δοθούν ανάλογα παραδείγματα. Σε κάθε περίπτωση, δεν πρέπει να ξεχνάμε ότι ο ακροατής είναι ένα άτομο που επιδιώκει να αποκτήσει γνώση κατά προτίμηση, με ευχάριστο και πρακτικό τρόπο. Επομένως, συνιστάται η ενσωμάτωση της αφήγησης ιστοριών ή πραγματικών περιπτώσεων, περίεργων εμπειριών, τελευταίων ανακαλύψεων και νέων πληροφοριών.

B) ΑΝΑΤΡΟΦΟΔΟΤΗΣΗ

Στην επικοινωνία, ο όρος ανατροφοδότηση αναφέρεται σε πληροφορίες ανατροφοδότησης που αποστέλλονται σε κάποιον για αυτό που έχει πει ή κάνει. Τα σχόλια είναι επομένως πληροφορίες που σχετίζονται με τον τρόπο εκτέλεσης πραγμάτων ή συμπεριφορών κάποιου άλλου.

Σε μια ομιλία ή παρουσίαση ο ομιλητής δίνει και λαμβάνει ανατροφοδότηση με πολλούς διαφορετικούς τρόπους. Μπορούμε να δώσουμε και να λάβουμε σχόλια μέσα από λέξεις, χειρονομίες, συμπεριφορές ή σιωπές.

Πρώτα απ ‘όλα, πριν κάνετε οποιαδήποτε ανατροφοδότηση, θα πρέπει να λάβετε υπόψη:

• Τι θέλω να καταλάβει το άλλο άτομο;
• Πώς θα ξέρω ότι το κατάλαβε;
• Τι συναισθηματική κατάσταση θέλω να δημιουργήσω με τα σχόλιά μου;

Τα καλά σχόλια πρέπει να είναι γενναιόδωρα, γνήσια και συγκεκριμένα. ΠΑΝΤΑ ΝΑ ΕΣΤΙΑΖΟΥΝ ΣΕ ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΑ ΓΕΓΟΝΟΤΑ ΚΑΙ ΟΧΙ ΣΕ ΕΡΜΗΝΕΙΕΣ. Σε αυτό το βίντεο θα προσδιορίσετε περαιτέρω τι είναι και τι δεν είναι ανατροφοδότηση. https://www.youtube.com/watch?v=o5m2xwVMMYI

Ακολουθούν ορισμένες ιδέες που μπορούν να σας βοηθήσουν να λάβετε καλύτερη ανατροφοδότηση:

• Χρησιμοποιήστε θετική ενίσχυση χρησιμοποιώντας λέξεις και σύντομες φράσεις που υποδηλώνουν την προσοχή. Παραδείγματα “Καταλαβαίνω, καταλαβαίνω τι λέτε, φυσικά …”. Φυσικά, είναι σημαντικό να δείξουμε ενδιαφέρον για την παρέμβαση του ατόμου.
• Αναδιαμορφώστε το μήνυμα ή την ερώτηση του αποστολέα χρησιμοποιώντας τις δικές σας λέξεις. Με αυτήν την τεχνική διασφαλίζουμε ότι το υπόλοιπο κοινό ακούει την ερώτηση, επιβεβαιώνουμε εάν έχουμε κατανοήσει σωστά το μήνυμα και το αποσαφηνίζουμε δίνοντάς μας χρόνο να σκεφτούμε και να δώσουμε την κατάλληλη απάντηση. Επιπλέον, μας βοηθά να μαλακώσουμε ή να εξουδετερώσουμε την αρνητική επιβάρυνση ορισμένων λέξεων.
• Αναπτύξτε τις πληροφορίες ζητώντας από το άτομο που ρωτά να επεκτείνει ή να διευκρινίσει το μήνυμά του. Επιδιώκουμε να λάβουμε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με κάποιο συγκεκριμένο μέρος της ομιλίας μας.
• Διατηρήστε τη σιωπή. Η τεχνική της σιωπής είναι να μείνουμε σιωπηλοί όταν υποτίθεται ότι μιλάμε μετά την παρέμβαση του συνομιλητή μας. Είναι μια σιωπή που προκαλούμε συνειδητά προκειμένου ο ερωτών να συνεχίσει να αφηγείται τις εμπειρίες του. Ανεξάρτητα από τον τύπο που χρησιμοποιείται για την παροχή σχολίων, πρέπει πάντα να ακούτε προσεκτικά και χωρίς να διακόπτετε. Εάν χρειαζόμαστε μπορούμε να γράψουμε μια σημείωση, αφιερώστε λίγα δευτερόλεπτα για να σκεφτείτε και να απαντήσετε χωρίς βιασύνη, με απόφαση και σαφήνεια. https://www.youtube.com/watch?v=ff6HTj4FYQs Πώς να δίνετε αποτελεσματικά σχόλια; Σε αυτό το βίντεο θα βρείτε περισσότερες βασικές ιδέες για το πώς να δίνετε σωστά σχόλια.

Γ)  ΒΕΒΑΙΟΤΗΤΑ

Η βεβαιότητα είναι η ικανότητα να εκφράζουμε τις επιθυμίες και τα δικαιώματά μας με έναν ευγενικό, ανοιχτό, άμεσο και κατάλληλο τρόπο, καταφέρνοντας να πούμε αυτό που θέλουμε χωρίς να απειλούμε άλλους.

Μπορούμε να πούμε ότι αυτο δυναμικό στυλ είναι ένα μέσο σημείο, ισορροπημένο μεταξύ του παθητικού και του επιθετικού στυλ.

Το δυναμικό επικοινωνιακό στυλ υπονοεί:

• Σταθερότητα όσον αφορά την έκφρασή μας (χωρίς να είμαστε παθητικοί ή επιθετικοί).
• Σαφήνεια στο μήνυμα (οι παρακάμψεις δεν βοηθούν).
• Αποφυγή προσωπικών επιθέσεων και προσβολών (δημιουργούν μεγαλύτερη απόσταση με τον συνομιλητή).
• Επικοινωνία μέσα απο την κατανόηση βάζοντας τον εαυτό μας στη θέση του άλλου και κάνοντας τον άλλον να βάλει τον εαυτό του στη θέση μας.

Σε αυτόν τον σύνδεσμο θα μάθετε να είστε πιο δυναμικοί. https://www.youtube.com/watch?v=930gSO6DFA4

Υπάρχουν αρκετές δυναμικές τεχνικές που μπορούν να σας βοηθήσουν να δώσετε γρήγορες και αποτελεσματικές απαντήσεις. Κάποιες από αυτές είναι:

Το σάντουιτς: Οπτικοποιήστε ένα σάντουιτς. Έχει ένα μαλακό πρώτο στρώμα ψωμιού. Σε αυτήν την τεχνική αντιστοιχεί σε μια ευγενική φράση συμπάθειας προς το άλλο άτομο (“Καταλαβαίνω τι λέτε …”, “Θεωρώ ότι η γνώμη σας είναι πολύ ενδιαφέρουσα”, κ.λπ.). Στο δεύτερο στρώμα του σάντουιτς είναι το κύριο συστατικό ή ένας συνδυασμός συστατικών. Στην τεχνική αντιστοιχεί στο μέρος στο οποίο εκφράζουμε τη διαφωνία μας κ.λπ. Έτσι, υποστηρίζουμε με σεβασμό αλλά σταθερά τη γνώμη μας (“Τα δεδομένα που συλλέχθηκαν στις τελευταίες έρευνες υποστηρίζουν τη θέση που σχολιάζω …, Το τελευταίο μέρος του σάντουιτς είναι και πάλι ένα στρώμα μαλακού ψωμιού. Στην τεχνική του σάντουιτς αντιστοιχεί στο κλείσιμο του δυναμικού σχολίου που προσπαθεί να δημιουργήσει άνοιγμα και κατανόηση (“Στο τέλος, αυτά τα θέματα μας ενδιαφέρουν τόσο πολύ που βγαίνουμε εκτός ελέγχου … “, “Σε κάθε περίπτωση, εκτιμώ πραγματικά την παρέμβασή σας γιατί όλα μαθαίνονται …”).

Μια άλλη χρήσιμη τεχνική μπορεί να είναι η διεκδικητική ερώτηση. Είναι η ερώτηση σε ένα άτομο που κάνει επίπληξη ή κριτική. Πως θα μπορούσε να το θέσει καλύτερα; ή παρόμοιες ερωτήσεις. Ακούστε τις απαντήσεις και, εάν κριθεί σκόπιμο, εφαρμόστε την προτεινόμενη εναλλακτική λύση.

Δ) ΤΥΠΟΙ ΑΚΡΟΑΤΗΡΙΟΥ

Υπάρχουν πολύ διαφορετικοί άνθρωποι στο κοινό στο οποίο πρόκειται να κάνουμε μια παρουσίαση. Προκειμένου να αναπτυχθεί καλύτερα ο λόγος μας και να προβλέψουμε περισσότερες ή λιγότερο άνετες ερωτήσεις ή καταστάσεις, πρέπει να λάβουμε υπόψη αυτούς τους επτά τύπους ακροατών.

• “Ανήσυχοι” ακροατές: άτομα που αναζητούν συνεχώς και πρέπει να κάνουν κάτι. Καθώς κάθονται και ακούν μια παρουσίαση μερικές φορές μπορεί να προκαλέσουν ανησυχία. Ονομάζονται “multitasking” άτομα δηλαδή τα οποία κάνουν αρκετές διεργασίες ταυτόχρονα και για να τους συνδέσετε με την παρουσίαση και να συνδεθείτε μαζί τους, συνιστάται να τραβήξετε την προσοχή τους μέσω σύντομων φράσεων ή ερωτήσεων που απαιτούν μια απάντηση ή προβληματισμό που απαιτεί γρήγορες και άμεσες απαντήσεις. Για παράδειγμα “Αγοράζω ή δεν αγοράζω αυτό το προϊόν;”

• “Αποσυνδεμένοι” ακροατές: προτιμούν να μάθουν τι πρόκειται να ειπωθεί πριν το ακούσουν. Επικεντρώνονται περισσότερο στη γνώμη ή την αντίληψή τους παρά στη γνώμη του παρουσιαστή. Για να τραβήξετε την προσοχή τους, πρέπει επίσης να κάνετε γρήγορες ερωτήσεις και να αναζητήσετε αλληλεπίδραση μαζί τους. Επιπλέον, αν έχετε μια ευέλικτη παρουσίαση, θα είναι πιο ελκυστική για αυτούς.
• “Διακόπτες” ακροατές: Τείνουν να διακόπτουν και δε φαίνεται να ακούνε. Όταν το κάνουν, είναι καλύτερο να τους αφήσετε να μιλήσουν χωρίς να τους διακόψετε και στη συνέχεια να συνεχίσετε να μιλάτε ξεκινώντας από κάποια έκφραση όπως “Όπως έλεγα …”. Με αυτόν τον τρόπο θα αναφερθούμε στη διακοπή με λεπτό τρόπο.
• “Απαθείς” ακροατές: δίνουν την εντύπωση ότι δεν έχουν κίνητρα και βαριούνται την ομιλία. Με αυτόν τον τύπο ακροατή συνιστάται να “εγχέετε” ενέργεια εμπλέκοντάς τον και δίνοντάς του έναν συγκεκριμένο ρόλο.
• “Συνδυαστικοί” ακροατές: με αυτόν τον τύπο ακροατή είναι πολύ πιθανό να υπάρξει διαφωνία. Είναι διατεθειμένοι να διαφωνήσουν, να κατηγορήσουν ή να επισημάνουν τα λάθη. Σε αυτήν την περίπτωση, η καλύτερη επιλογή είναι να απαντήσετε με βεβαιότητα, δηλαδή να εκφράσετε τη γνώμη μας σταθερά και χωρίς προσβολές.
• “Αναλυτικοί” ακροατές: κάθε ιστορία θα αναλυθεί. Θεωρούνται καλοί ακροατές και με μεγάλη ικανότητα να δίνουν λύσεις, έτσι σε περισσότερες από μία περιπτώσεις θα τείνουν να συμβουλεύουν τον ομιλητή ή το υπόλοιπο κοινό.
• “Δεσμευμένοι” ακροατές: διαθέτουν ενσυναίσθηση και έχουν εξαιρετικές δεξιότητες ακρόασης. Επιδιώκουν να αξιοποιήσουν στο έπακρο την ομιλία. Η συμμετοχή τους βοηθάει τον ομιλητή να συνεχίσει να μοιράζεται ιδέες και δημιουργεί μια καλή ατμόσφαιρα.

Ε) ΠΩΣ ΝΑ ΑΝΤΙΜΕΤΩΠΙΣΕΤΕ ΤΟ ΑΚΡΟΑΤΗΡΙΟ

Η πρόκληση είναι ότι το κοινό δεν πρέπει να φεύγει στην ίδια κατάσταση με την οποία ήρθε. Η παρουσίασή μας πρέπει να προκαλέσει μια αλλαγή. Ακόμα και εάν είναι μικρή, κάτι πρέπει να παραχθεί. Μια αλλαγή άποψης, μια αλλαγή στη συναισθηματική κατάσταση, μια αμφισβήτηση, έναν νέο σκοπό ή πρόθεση. Ένας καλός ομιλητής δημιουργεί αλλαγή μέσω της ομιλίας της.

Όσον αφορά την παρουσίαση, είναι απαραίτητο να αποφευχθούν αποτυχίες στην προετοιμασία (υπερβολικός αυτοσχεδιασμός ή κακή προετοιμασία), αποτυχίες στην εξήγηση (υπερβολική απλότητα ή πολυπλοκότητα, υπερβολική αντίδραση ή έλλειψη σαφήνειας), αποτυχίες στην επιχειρηματολογία (δημαγωγία, υπερβολή ή κατάχρηση ρητορικών πηγών), αποτυχία στην προφορά, σφάλματα στη χρήση της γλώσσας, αποτυχία στη μνήμη (μονοτονία, επανάληψη, κατάχρηση ή έλλειψη χιούμορ, έλλειψη κατανόησης ή αδυναμία δημιουργίας καλής ατμόσφαιρας) και προσωπικές αποτυχίες λόγω εγωκεντρισμού ή επιθετικής συμπεριφοράς.

Εκτός από την αποφυγή αυτών των αποτυχιών, είναι επίσης σημαντικό να “κερδίσετε” το κοινό μέσω παραδειγμάτων, ανεκδότων και προσωπικών εμπειριών. Το κοινό εκτιμά την επίπτωση που μπορεί να γίνει αντιληπτή όταν κάποιος μιλάει για τον εαυτό του και είναι «γυμνός» μπροστά σε άλλους. Είναι πάντα υπέρ. Από την άλλη πλευρά, υπάρχουν αρκετές ισχυρές φράσεις ή λέξεις που δίνουν δύναμη σε πολλούς ομιλητές. Οι ασήμαντες, βαρετές ή κακώς δομημένες ομιλίες έχουν σωθεί ή ηττηθεί χάρη στις λέξεις “δολώματα”.

«Έχω ένα όνειρο» ή «μπορώ να υποσχεθώ και υπόσχομαι» είναι παραδείγματα αυτού. Με λίγη δημιουργικότητα, κάθε ομιλία αξίζει να πουληθεί στο κοινό. Για να γίνει αυτό, δεν αρκεί η προετοιμασία και η παρουσίαση επαρκούς περιεχομένου. Τέλος, πρέπει να θυμάστε ότι κερδίζετε μόνο εάν πιστεύετε σε αυτά που λέτε. Επομένως, κάθε λέξη της ομιλίας σας πρέπει να είναι δική σας.

Σ) ΑΥΤΟΠΕΠΟΙΘΗΣΗ

Όπως σε οποιονδήποτε άλλο τομέα έτσι και εδώ, ένα άτομο θα γίνει καλύτερο επικοινωνιακά μέσω της εκπαίδευσης, της μάθησης και της εξάσκησης. Για όλα όσα κάνουμε κάθε μέρα κάποια στιγμή υπήρξε η πρώτη φορά κατά την οποία μπορεί να αισθανθήκαμε έλλειψη αυτοπεποίθησης. Πώς ξεπερνιέται; Γνωρίζοντας μας, αποδεχόμενοι τον εαυτό μας, μαθαίνοντας και κάνοντας εξάσκηση. Αυτός είναι ο τρόπος.

Η αυτοεπιβεβαίωση είναι προβλεπόμενη. Το χτίσιμο της αξιοπιστίας είναι απαραίτητό.

Ο καθένας έχει κάτι να πει. Όλοι έχουμε κάτι να διδάξουμε και όλοι αξίζουμε να ακουστούμε. Από αυτήν την άποψη, δεν έχετε καμία δικαιολογία να πιστεύετε ότι δεν μπορείτε να το κάνετε.

Είναι σημαντικό να προσέξετε μια σειρά σημείων:

• Η πίστη σε αυτό που λέτε είναι απαραίτητη για την ενίσχυση της ιδέας ότι παρέχετε αξία και γνώσεις. “Η πίστη είναι η ρίζα και η ίνα του ενθουσιασμού, είναι ο σίγουρος δρόμος προς την επιτυχία, το θεμέλιο που πρέπει να διαμορφώσει τις ζωές των ανθρώπων έτσι ώστε να μπορεί να πάει από το γκρίζο και βαρετό σε μια συναρπαστική περιπέτεια για την επίτευξη των στόχων τους.”
• Η χαλάρωση πριν από την παρέμβαση επιτρέπει τον αυτοέλεγχο και την αίσθηση της αυτο-αποτελεσματικότητας.
• Η εστίαση στον στόχο βοηθά στην εστίαση της ενέργειας σε αυτό που είναι πραγματικά σημαντικό. Η συγκέντρωση όλων των διαθέσιμων δεξιοτήτων και γνώσεων υπέρ του στόχου επιφέρει αυτοπεποίθηση.
• Η αξιοποίηση της θετικής ανατροφοδότησης για τη δημιουργία θετικής αυτοαντίληψης ενισχύει την αυτοπεποίθηση. Οι άνθρωποι εμπιστεύονται περισσότερο αν αντιλαμβάνονται την εμπιστοσύνη στο περιβάλλον.
• Όλα είναι θέμα αντίληψης. Γνωρίζοντας πώς να επιλέξουμε την πιο χρήσιμη και εποικοδομητική αντίληψη τόσο για εμάς όσο και για την πρόκληση που πρέπει να ξεπεράσουμε δημιουργούμε εμπιστοσύνη στη δική μας ικανότητα.

https://www.youtube.com/watch?v=lhr9G8noUsE   Σε αυτό το βίντεο θα βρείτε μερικές συμβουλές για να αποκτήσετε περισσότερη εμπιστοσύνη στον εαυτό σας όταν μιλάτε δημόσια.

Ζ. ΓΙΑΤΙ ΤΟ POWER POINT EINAI BARETO

Μπορεί να είναι απίστευτο, αλλά ένας Αυστραλός ερευνητής με το όνομα John Sweller (Πανεπιστήμιο της Νέας Νότιας Ουαλίας) εξέθεσε τη Θεωρία του Γνωστικού Φορτίου. Αυτή η θεωρία δηλώνει ότι ο εγκέφαλος δεν μπορεί να απορροφήσει πληροφορίες εάν μεταδίδεται ταυτόχρονα με δύο τρόπους. Έτσι, το Power Point προκαλεί αυτόν τον φόρτο στον εγκέφαλο των ανθρώπων μιας και απελευθερώνει πληροφορίες προφορικά και γραπτά ταυτόχρονα. Ο κορεσμός του εγκεφάλου είναι τέτοιος που σύμφωνα με αυτόν τον ερευνητή προκαλεί ύπνο.

Άλλοι ερευνητές όπως ο Edward Tufte επιβεβαιώνουν ότι αυτός ο τύπος παρουσίασης αποδυναμώνει τη λεκτική και χωρική συλλογιστική.

Πέρα από αυτές τις έρευνες αξίζει να αναλογιστούμε εάν το Power Point είναι βαρετό. Ίσως δεν είναι, γιατί από τη φύση του δεν μπορεί να είναι. Είναι απλά ένα συμπληρωματικό εργαλείο ή ένας δευτερεύων πόρος για παρουσίαση ή ομιλία.

Πώς χρησιμοποιήθηκε το Power Point; Έχει παραποιηθεί η χρήση του;

Πολλοί ομιλητές έχουν «κρυφτεί» πίσω από διάφορες διαφάνειες στις οποίες αναζητούν υποστήριξη, ασφάλεια ή εμπιστοσύνη. Το θέμα είναι ότι ένα σύνολο διαφανειών δεν έχει την ικανότητα να δημιουργήσει αξιοπιστία ούτε μπορεί να αντικαταστήσει έναν καλού ομιλητή.

https://www.youtube.com/watch?v=wGBjzLWIzdk Σε αυτό το βίντεο θα βρείτε τέσσερις επιστημονικούς λόγους που επιβεβαιώνουν ότι το Power Point είναι βαρετό.

Επομένως, είναι απαραίτητο να επιστρέψουμε στην ουσία της καλής επικοινωνίας. Αυτό που περιστρέφεται γύρω από τους ανθρώπους και τις επικοινωνιακές δεξιότητές τους Ο λόγος μπορεί και πρέπει να βοηθηθεί από οποιονδήποτε εξωτερικό πόρο που ευνοεί την οπτικοποίησή του, αλλά ο πόρος δεν πρέπει ποτέ να διαδραματίζει πρωταγωνιστικό ρόλο σε μια παρουσίαση.

Δεν χρειάζεται να προσφέρετε μια μεγάλη λίστα με διαφάνειες περιεχομένου για να ικανοποιήσετε τις προσδοκίες του κοινού. Αυτή η λειτουργία εκπληρώνεται ήδη από βιβλία και βιβλιογραφικές πηγές.

Η επικοινωνιακή πρόκληση βασίζεται στην ικανότητα υλοποίησης βασικών ιδεών με ευχάριστο και συνδετικό τρόπο, και τέλος, παρέχει μια χρήσιμη λύση στο κοινό.

Το αν θα χρησιμοποιήσετε ή όχι το Power Point είναι μια επιλογή. Είναι δυνατή η μείωση του αριθμού των διαφανειών που εκτίθενται ή η αντικατάστασή τους με άλλο οπτικό υλικό.

Επιλέξτε να είστε διασκεδαστικοί ομιλητές και αποφύγετε αυτό που συμβαίνει σε αυτό το άτομο https://www.youtube.com/watch?v=69JZD60eR6s