Albert Einstein a dit un jour : “Si on me donnait une heure pour sauver la planète, je passerais 55 minutes à définir le problème et cinq minutes à le résoudre”.

L’analyse des problèmes est d’une grande importance, car un problème bien défini est un problème à moitié résolu, alors que les problèmes mal définis persistent. C’est pourquoi nous devons d’abord définir de façon très précise le problème et en trouver la véritable cause.

Il existe de nombreuses techniques de définition des problèmes, les deux principales étant :

L’analyse Est-N’est Pas

L’analyse des 5 Pourquois

L’outil “Est-N’est Pas” est un outil de résolution de problèmes qui explique le processus rationnel pour trouver la cause possible du problème.

L’analyse “Est-N’est pas” vous fait réfléchir délibérément au problème en fixant des limites quant à ce qu’il est ou n’est pas. Elle aide ainsi à se concentrer sur le vrai problème. Vous avez alors plus de chances de résoudre le fond du problème, une définition trop floue vous risquant à vous en éloigner et à résoudre d’autres problèmes plus superficiels.

Le principe de l’analyse “Est – N’est pas” consiste à diviser un papier (ou tout autre support) en deux colonnes, l’une pour “Est” et l’autre pour “N’est pas”. Considérez tous les faits et données et essayez de comprendre ce qui influence ou non le problème.

Cette analyse doit être effectuée avant d’entamer une analyse plus complexe partant à la recherche des causes du problème, telle que la technique des 5 Pourquois. Cette dernière a été développée à l’origine par Sakichi Toyoda et utilisée au sein de Toyota Motor Corporation au moment l’entreprise faisait évoluer ses méthodes de fabrication.

Poser une série de 5 questions “Pourquoi” est une technique simple qui vous aide à aller à la source du problème. Il s’agit d’une méthode parfaite pour clarifier le problème et en comprendre les problématiques sous-jacentes. Parfois un problème peut en effet en cacher un autre, et il s’avère que le vrai problème est derrière le problème que vous identifiez à première vue. Aussi, il est possible que des problèmes similaires se produisent pour des raisons différentes. La première question que vous devez vous poser est “Pourquoi est-ce un problème ?” ou “Pourquoi est-ce que je souhaite atteindre cet objectif ?”. Une fois que vous avez répondu, vous demandez quatre fois de plus “Pourquoi ?”.

Jeffrey Baumgartner donne dans ‘The Basics of Creative Problem Solving’ l’exemple suivant : vous avez envie de surmonter votre timidité. Alors, vous vous demandez pourquoi et vous répondez : “parce que je me sens seul”. Ensuite, vous vous demandez quatre fois “pourquoi alors ?”. Vous répondez : “Parce que je ne connais pas beaucoup de gens dans cette nouvelle ville où je vis”, “Parce que j’ai du mal à rencontrer des gens”, “Parce que je fais beaucoup d’activités seul” et “Parce que j’aimerais faire des activités avec d’autres personnes qui partagent mes intérêts”. Cette dernière réponse est clairement plus le fond du problème que la vague nécessité de réduire la timidité. En effet, si vous aviez concentré votre énergie créative sur la résolution de votre problème de timidité, vous n’auriez pas résolu le vrai problème. En revanche, si vous concentrez votre énergie créative sur la recherche de personnes avec lesquelles partager des activités, vous serez plus heureux sans jamais devoir vous attaquer au problème de la timidité.

Lorsque l’on utilise la technique des 5 “Pourquoi”, il est important de distinguer les causes des symptômes. Vous devez analyser la cause étape par étape sans tirer de conclusions hâtives. Une règle importante est également de ne jamais s’arrêter à “l’erreur humaine”, “l’inattention du travailleur”, “accuser un tel”, etc. comme étant la cause première du problème.

Vous trouverez un autre exemple dans cette courte vidéo : https://www.youtube.com/watch?v=B-M3YlA2KDg&feature=emb_logo